Hotline: 024 7303 1068 - 0971 491492
Mọi công ty luôn tìm cách để làm cho năng suất làm việc hiệu quả hơn và giảm chi phí . Trong đó việc quản lý tài liệu có một vai trò quan trọng.
Chuyển đổi các tệp giấy của bạn thành các tệp file kỹ thuật số thông qua chiếc máy scan tài liệu thực sự có thể giúp giảm bớt sự phiền toái khi quản lý các thủ tục giấy tờ tại văn phòng. Mặc dù một số tài liệu cần phải được in ra, nhưng số hóa có thể làm tăng đáng kể năng suất tại nơi làm việc của bạn. Với các doanh nghiệp chuyển sang số hóa tài liệu, họ có thể đạt được hiệu quả vượt trội, hệ thống lưu trữ và truy xuất tốt hơn và kiểm soát an ninh tốt hơn.
Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về lợi ích của số hóa tài liệu cho doanh nghiệp của bạn.
Để lưu trữ tài liệu dạng giấy bạn cần những dãy tủ đựng hồ sơ và chiếm một phần không gian trong văn phòng bạn. Với việc scan tài liệu, lưu trữ dạng số, bạn có thể tiết kiệm tất cả không gian đó và sử dụng nó hiệu quả hơn. Ngay cả khi nhu cầu về một văn phòng lớn cũng có thể bị loại bỏ và bạn có thể chuyển đến một văn phòng nhỏ hơn, giảm chi phí thuê của bạn.
Làm việc trong một môi trường với nhiều không gian thoáng hơn và một môi trường ít lộn xộn hơn sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc và sự hài lòng chung của toàn bộ nhân viên .
Lưu trữ tài liệu của bạn dạng số sẽ giúp tiết kiệm thời gian sắp xếp và lưu trữ giấy tờ. Hơn nữa, nhân viên của bạn sẽ không phải mất hàng giờ cố gắng tìm kiếm một tài liệu.
Theo kết quả của một báo cáo, trung bình một nhân viên dành 50% thời gian làm việc để tìm kiếm tài liệu. Việc số hóa tài liệu sẽ giúp cho việc truy xuất tài liệu trở nên đơn giản chỉ với vài cú nhấp chuột. Thay vào đó, thời gian tiết kiệm được có thể được dành cho các hoạt động tạo doanh thu, nâng cao lợi nhuận.
Tất cả các tài liệu được lưu trữ ở một vị trí mà mọi người có thể dễ dàng truy cập. Tất cả nhân viên biết nơi để tìm thông tin cần thiết.
Vì tất cả thông tin được lưu trữ ở một nơi nên mọi cập nhật đều được hiển thị cho tất cả nhân viên cần sử dụng. Việc theo dõi hồ sơ cập nhật cũng trở nên ít phức tạp hơn đối với người lao động vì cả tệp cũ và tệp mới đều có thể dễ dàng truy cập.
Các tài liệu số hóa cho phép các nhóm dự án và nhân viên chia sẻ thông tin và hồ sơ kinh doanh quan trọng với nhau một cách thuận tiện, tăng cường sự hợp tác. Theo cách này, việc chuyển tài liệu giữa các khách hàng và các bên bên ngoài cũng trở nên hiệu quả hơn nhiều.
Điều này đặc biệt có lợi cho các công ty có lượng khách hàng lớn hoặc nhân viên làm việc tại các địa điểm khác nhau trong nước hoặc nước ngoài cần cộng tác nhịp nhàng.
Hồ sơ rất dễ bị thất lạc khi bị chôn vùi dưới đống giấy tờ hoặc khi phải luân chuyển giữa nhiều người. Việc scan số hóa tài liệu đảm bảo rằng mọi tài liệu đều ở một vị trí dễ lấy trong cơ sở dữ liệu và không có giấy tờ nào bị nhầm lẫn hoặc bị bỏ sót
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Chi phí mà công ty bạn phải trả khi quản lý dữ liệu ở dạng giấy lớn hơn nhiều so với bạn nghĩ. Các chi phí có thể kể đến như chi phí in ấn, chi phí nhân sự quản lí tài liệu, chi phí lưu kho, bảo quản tài liệu,....
Khi tài liệu đã được lưu ở dạng số hóa, doanh nghiệp bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều khoản phí như trên
Bảo mật cao hơn
Các tài liệu và hồ sơ trên giấy rất dễ bị đánh cắp dữ liệu, mất mát và thậm chí là bị mất do thiên tai, thảm họa. Khi thông tin được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số, nó sẽ được bảo vệ tốt hơn trước những mối đe dọa này. Khi cần thiết, khả năng tiếp cận thông tin cũng có thể bị hạn chế bằng cách sử dụng bảo vệ bằng mật khẩu hoặc chữ kí số.
Việc số hóa tài liệu tại văn phòng sẽ đảm bảo rằng các hồ sơ bí mật, báo cáo tài chính, thông tin khách hàng, dự đoán giá cả, v.v. được giữ an toàn tránh mọi vi phạm bảo mật có thể xảy ra.
Một số phần mềm bảo vệ dữ liệu hiện đã có sẵn có thể đặt các kiểm soát truy cập lớn hơn vào các tài liệu số hóa của bạn. Bạn thậm chí có thể kiểm tra tài liệu nào đã được truy cập khi nào và bởi người dùng nào.
Với số hóa tài liệu, việc sao lưu dữ liệu trở nên dễ dàng và tiết kiệm chi phí. Các tài liệu dạng số cũng không có rủi ro thiên tai như hỏa hoạn hoặc lũ lụt.
Lưu trữ dễ dàng hơn
Khi các tài liệu có sẵn ở định dạng kỹ thuật số, việc sắp xếp chúng và duy trì hồ sơ lịch sử trở nên ít tốn thời gian và đơn giản hơn. Điều này rất có lợi cho cả nhân viên hiện tại và nhân viên mới về sau của doanh nghiệp bạn. Thông tin kinh doanh sẽ được cung cấp cho họ một cách hợp lý và có trật tự.
Thân thiện với môi trường
Việc quét tài liệu không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn mà còn bảo vệ môi trường. Nó giúp bạn cắt giảm đáng kể mức tiêu thụ giấy, mực in, đồ dùng văn phòng phẩm. Tất cả những điều này góp phần làm giảm lượng khí thải carbon của bạn và đảm bảo một hành tinh xanh hơn.
Số hóa tài liệu bằng máy scan có vai trò quan trọng để sắp xếp hợp lý các quy trình làm việc và cải thiện năng suất tại nơi làm việc của bạn. Nó cũng mang lại cho bạn sự an tâm rằng tất cả dữ liệu và thông tin kinh doanh có giá trị đều được bảo vệ tốt và nằm ở vị trí an toàn.
Dù bạn cần quét hóa đơn, đơn đặt hàng, hồ sơ y tế, hồ sơ nhân viên, hợp đồng hay bất cứ thứ gì khác, chúng tôi đều có thể cung cấp cho bạn thiết bị máy scan phù hợp nhất để hoàn thành quá trình số hóa tài liệu giấy tại văn phòng bạn.
Nhận ngay báo giá thuê máy scan tài liệu, thuê máy scan sách, scan thẻ nhựa, scan giấy tờ chứng từ >> CHAT với chúng tôi qua website hoặc liên hệ hotline 0971.491.492
